Это самый важный пункт инструкции. Именно от того, кто станет благополучателями, будут зависеть ваши дальнейшие шаги. Ими могут быть:

• деревоперерабатывающие бизнесы и заводы. Они заинтересованы в целых деревьях. В зависимости от направления работы производства елки могут быть переработаны в хоккейные клюшки, материал для поделок, плиты MDF и многое другое;
• крупные сельские хозяйства, питомники растений (удобрение почвы щепой);
• управляющие компании;
• зоопарки, приюты для животных, конюшни (подстилки из щепы, елки в целом виде для подкормки лошадей).

Найдите подобные организации в городе, свяжитесь с ними и обсудите подробности сотрудничества.

Бизнесы хороши тем, что обычно берут расходы на себя (аренду территорий, транспорта и дробилок при необходимости). Все чаще сбором новогодних елок от населения занимаются региональные операторы. Во многих городах экоактивисты проводят совместные акции с мусоровывозящими компаниями, поэтому не упускайте возможность и созвонитесь с ними. В этом случае все расходы лягут на регионального оператора, а вам останется просветительская функция и волонтерская помощь в сборе новогодних красавиц (при необходимости). Содействовать в организации могут также муниципальные органы власти и управляющие компании.

Если вы проводите акцию самостоятельно, составьте смету и начните поиск партнеров. Базовая стоимость вывоза, дробления и доставки хвойных благополучателям составляет 15 тыс. рублей за первую машину елок (ориентировочный объем 80-100 шт) и по 12 тыс. рублей за каждую последующую. Остальные расходы на акцию зависят от активностей на точке проведения.

Процесс организации требует сил и времени. Объединитесь с единомышленниками, и многие вопросы решатся быстрее. Для рассказа об акции можете воспользоваться презентацией.

Участники команды:

• Общий координатор – человек с сильными организационными навыками и опытом проведения мероприятий. Его задачи: контроль команды, планов и сроков выполнения задач, согласование места и времени сбора деревьев, набор и координация волонтеров.

• Ответственный за SMM и PR занимается написанием постов, ответами на комментарии, распространением анонсов акции в социальных сетях, написанием релизов, общением со СМИ.

• Фандрайзер находит источники материальных ресурсов для реализации акции. Если вашим благополучателем не является производство, вам необходимо будет собрать средства, которые могут потребоваться на аренду дробилки и транспортных средств. Вы можете запустить фандрайзинговую кампанию в социальных сетях. Начинайте распространять информацию о планирующейся акции перед праздниками. Так вы привлечете к своей акции больше внимания, соответственно, и необходимые средства.

• Координатор логистики и дробления осуществляет поиск транспорта для вывоза елок с мест приема на пункт дробления, а затем щепы до благополучателей, контакт с водителями и дробильщиками, контроль процесса дробления и волонтеров. Координатор необходим в том случае, если весь процесс превращения елей в щепу организуете вы.

Эти роли могут совмещать один или несколько членов команды, но мы не рекомендуем одному человеку совмещать несколько ролей.

В качестве волонтеров можно привлечь молодежные советы и клубы, дома молодежи, активистов общественных организаций. Такое количество волонтеров будет необходимо в том случае, если всю акцию от начала и до конца вы организуете самостоятельно, не привлекая бизнесы, управляющие компании и производства.

• Координатор точки следит за процессом на месте, отвечает на звонки участников, координатора всей акции (при масштабе более одной точки) и водителя.
• Приемщик елок убирает с деревьев мишуру, пакеты, все лишнее. Складывает в кучу, считает елки для статистики. Для этой роли лучше подойдут 2-3 человека.
• Рассказчик общается с прохожими, участниками, СМИ, рассказывает об акции и ее смысле.
• Фотограф
• Погрузчики грузят деревья в машины после приема. Это могут быть приемщики елок или участники акции. Пригласите к этому тех, кто пришел к концу мероприятия. Им необходимо пересчитать количество елок и сообщить цифру координатору.
• 1-2 волонтера для разгрузки елок. Лучше отдельные волонтеры, которые подойдут специально к концу акции.
• 5-20 волонтеров крепкого телосложения на дробление в зависимости от количества собранных деревьев.

Это могут быть небольшие площади в городе, парковки торговых центров. Провести акцию можно в третью или четвертую субботу января течение 2 часов при участии волонтеров-приемщиков. Точек может быть несколько. Другой формат – сбор елок на ограниченной открытой территории в течение нескольких дней. Например, на складской территории партнера или благополучателя, в лесопарковой зоне. Согласуйте место, дату и время с собственником территории и администрацией до новогодних праздников. Вы также можете обратиться в местные органы власти за помощью по поиску места для мероприятия. Возможно, они предоставят вам площадку для сбора елей и станут вашим благополучателем.

Пример письма для согласования с администрацией. 

ВАЖНО: на территории зеленых насаждений (парки, скверы и т. д.) складирование отходов (елок) запрещено, администрация вправе отказать в выборе площадки.

Транспорт можно арендовать или запросить у благополучателя.

В среднем в газель 12 м3 помещается 120-150 елок.

Их можно найти у садово-парковых хозяйств, лесничеств, деревообрабатывающих предприятий, частных компаний, которые сдают технику в аренду, региональных операторов. Вы можете договориться об аренде дробилки в обмен на полученную щепу или взять за деньги. В первом случае вопрос с поиском места дробления отпадает.

В среднем одна единица техники за 8 часов дробит от 1200 до 1800 елок.

ВАЖНО: пихты дробятся хуже елок, для них нужна мощная дробилка, желательно с приводом от трактора. Узнайте при аренде, справится ли дробилка с крупной пихтой. Если оптимальный вариант не найти, можно дробить только ветки от пихт, а стволы утилизировать иначе, или отказаться от приема пихт вовсе.

Это могут быть приюты, питомники, лесничества, деревообрабатывающие предприятия, складская территория частных компаний. Размеры территории зависят от масштаба акции и количества собранных елок. Место для дробления может быть предоставлено вашим благополучателем, владельцем дробилки или выбрано самостоятельно.
На 1800 елок нужно примерно 70-100 кв. м, чтобы разместить ели, дробилку, грузовой транспорт для щепы. СОВЕТ: лучше выбирать площадку с естественным покрытием – от дробления остается много мелких остатков (с твердого (искусственного) покрытия их придется убирать).

Создайте группу в соцсетях или используйте имеющуюся, подходящую под тематику, разошлите анонсы дружественным группам и партнерам, направьте релизы в СМИ. Начинать информационную кампанию нужно до Нового года. Так вы привлечете к акции больше внимания, участников, а также быстрее найдете финансирование и возможных благополучателей. Создайте мероприятие в личном кабинете акции. Оно появится на всероссийской карте. Это поможет привлечь волонтеров из вашего региона.

ВАЖНО: в случае использования афиш организаторов https://елкипалкищепа.рф/, пожалуйста, напишите им. Они отправят исходники, которые вы сможете отредактировать.

• Возьмите аптечку.

• Возьмите 2-3 мешка под мусор, мешок или коробку под иголки, перчатки, канцелярский нож.

• Зарядите телефон, возьмите аккумулятор.

• Возьмите чай в термосе и перекус.

• Оденьтесь максимально тепло. Одежда должна быть удобной, чтобы вы могли принимать и грузить деревья, не боялись испачкаться смолой и пораниться ветками.

• Обзвоните заранее своих партнеров и волонтеров.

• Придите на акцию заранее, за 20 минут до начала, чтобы подготовить место и принять тех, кто придет раньше времени.
• Фиксируйте результаты: сколько пришло человек, сколько принесли елок, по возможности спрашивайте: откуда узнали про акцию, какую елку будут покупать в следующем году или обойдутся без нее.
• Организуйте инфоточку. Акция необязательно должна выглядеть как стационарный пункт. Общайтесь с участниками и журналистами, рассказывайте об акции прохожим — почему важно сдавать елки в утилизацию, какую пользу они могут принести, какие альтернативы живой ели существуют. Поддерживайте веселое, жизнерадостное настроение и атмосферу дружественного общения. Благодарите участников и старайтесь их поощрять. Взамен принесенной елки можно им подарить мандарин или апельсин.
• Фотографируйте участников и волонтеров акции, процесс сдачи и приема елок, информационную точку. 
• Просите участников акции сразу очищать свои елки от упаковки, помогайте в этом тем, кто не справляется. Следите за отсутствием елочных украшений и посторонних предметов на елках, складывайте в прочные пакеты хвою (отдельно) и ветки для удобства перевозки.
• В конце акции передайте статистику точки общему координатору акции.
• Погрузите елки, отправьте человека с водителем. Приберите место сбора.

Поблагодарите помощников и себя! Отпразднуйте хорошее дело!

• Отвезите елки на место дробления. В этот или на следующий день подробите в щепу и отвезите ее благополучателям. При дроблении обязательно удалять игрушки и мишуру. Обязательно сделайте фото и видео процесса разгрузки, дробления, полученной щепы, доставки благополучателям.
   
• ВАЖНО: при большом количестве елок работа является ОЧЕНЬ ТЯЖЕЛОЙ и занимает много времени. Один волонтер не сможет работать более 1-2 часов. Обеспечьте горячие напитки, перекус, желательно туалет.
• Сведите статистику по всем точкам приема города и выпустите пост с цифрами (количество участников и волонтеров, число елок, вес/объем полученной щепы). Отправьте релиз в СМИ. Обязательно поблагодарите партнеров. Сделайте это как можно оперативнее, лучше через день после мероприятия.
• Соберитесь командой: обсудите результаты, сравните с изначальными планами, обсудите эмоциональное состояние, кому что понравилось делать, какие процессы вызвали негатив, что стоит улучшить, стоит ли проводить акцию дальше, в каком формате и масштабе и что для этого нужно.

После проведения мероприятия опубликуйте пост с самыми яркими фотографиями события в социальных сетях с хэштегами #эковики #елки_палки_щепа. Напишите и разошлите пост-релиз в СМИ. Поделитесь с нами и другими организаторами опытом проведения мероприятия, сдав отчет в личном кабинете. Это даст возможность другим организаторам познакомиться с вашими успехами и с тем, как вы преодолевали трудности, обменяться опытом, а нам усовершенствовать эту инструкцию. Все организаторы и участники получат электронные дипломы Движения ЭКА, а самые активные – электронные сертификаты платформы https://zovprirody.org/.